스마트 워크와 스마트 오피스

요즘 신문을 보면 요즘 정부의 스마트 워크 관련 정책들이 가시화되면서 스마트 워크 환경 구축을 위한 움직임이 적극적으로 일어나고 있는 것을 감지할 수 있다. 국내에서 회자되는 스마트 워크 환경 구축 사례들은 대부분 Mobile 기기들과의 연동성 또는 재택 근무 환경 등의 범위에 초점을 맞추고 있는 점이 흥미롭다. 아쉬운 점은 스마트워크의 일부분인 스마트 오피스를 넘어서는 움직임은 크게 보이지 않고 있어 보인다. 물론, 네트워크의 고도화와 모바일 기기들의 진화로 가능해지는 언제 어디서나 사무실과 동일한 업무 환경으로 일할 수 있는 환경은 분명 보다 합리적이고 스마트한 업무를 처리하기 위한 중요한 요소임에는 틀림없다.

스마트 워크를 위한 비즈니스 환경의 완성도를 높이는데는 여전히 많은 과제가 남아있단 생각이다. 조직이나 기업이 갖고 있는 문제점은 스마트 워크를 위한 가능성으로 해석될 수 있으며  IT 기술은 이미 그 가능성을 현실로 구현할 수 있을만큼 진보되어 있기 때문이다.

IBM 기업가치연구소가 내놓은 ‘업무 처리의 새로운 방식 (A new way of working)’ 이란 보고서에서 스마트 워크의 미래와 진보의 가능성을 엿볼수 있다. 스마트 워크를 위한 기회 영역에 대한 힌트를 얻을 수 있는 보고서의 일부 내용을 발췌해보았다.

보고서에 다르면 특히, 무엇보다 아직까지 스마트한 업무 환경을 위해 비즈니스 프로세스를 보다 합리화하고 자동화하는 면에서의 수준은 다른 역량에 비해 간과되고 있지 않나 하는 생각이 든다. 이에, 요즘 말하는 ‘스마트 워크’의 개념이 ‘스마트 오피스’의 범주를 뛰어 넘지 못하고 있는 듯한 느낌이 드는 것은 아쉬운 대목이다.

<IBM 기업가치 연구소 ‘ ‘업무 처리의 새로운 방식 (A new way of working)’ 보고서 중 발췌>

“업무”는 이제 더 이상 동료의 근접성 또는 시간대에 얽매이지 않습니다. “업무 수행자”의 범위도 훨씬 넓어져 이제는 직원, 공급업체, 제휴사 뿐만 아니라 고객과 프리랜서, 그리고 갈수록 역량이 커져가는 스마트 기기 및 상호 접속 시스템으로 구성된 네트워크에 이르기까지 확대되고 있으며 다양한 조직과 시간, 거리를 아우르는 비즈니스 프로세스로 한데 묶여 있습니다.
지속적인 연구와 세계 여러 다양한 규모의 기업들과의 관계를 바탕으로, 우리는 더욱 역동적이고 협력적이며 상호 연결된 방식으로 업무를 완수하는 15가지 접근 방식을 파악했습니다. 우리는 이것을 스마트한 업무 관행이라 부릅니다.
기업들이 이 새로운 접근 방식들을 업무에 어떻게 활용하고 있는지, 그리고 이러한 관행들이 비즈니스 성과의 향상에 어떻게 기여하고 있는지 더 정확히 파악하기 위해, 우리는 전 세계 275명 이상의 고위 경영자들을 대상으로 설문 조사를 실시했습니다. 분석을 통해 파악된 몇 가지 중요한 사실은 다음과 같습니다.

스마트하게 업무를 처리하는 방법

전 세계 고객사와의 교류를 통해, 우리는 기업의 기민성을 높여주는 여러 관행을 목격했습니다. 업무 처리를 위한 이러한 새로운 접근 방식은 크게 세 가지 범주(그림 1 참조)로 분류됩니다.

1. 역동성 – 비즈니스 요건 변화에 신속히 적응하는 능력
2. 협력성 – 조직 내외부의 자원을 모아 통찰력을 공유하고 문제를 해결하는 능력
3. 연결성 – 시간, 거리 또는 조직적 경계에 관계 없이 정보에 접근할 수 있는 능력

업무 처리 방식의 세 가지 큰 차이점

우리는 응답자들에게 스마트한 업무 처리 관행 중 단기적으로 가장 우선시하는 관행은 무엇이며, 해당 분야에서 자사의 현재 역량 수준에 대한 평가를 요청했습니다. 사람을 중심으로 하는 관행 중, 중역들은 전통적인 경계를 벗어나 신속한 기술 역량 구축과 협업 수행에 대한 필요성을 가장 강하게 느꼈습니다. 흥미롭게도 이들은 또 이 두 영역의 역량 수준이 가장 낮다고 답했습니다.

정보 관련 역량 측면에서는, 데이터 소스를 통합하고 실시간 정보를 활용하여 의사 결정에 반영하는 것이 중역들의 최우선 관심사였습니다. 이들의 응답에서는 오늘날 폭증하는 정보로부터 적절한 통찰력을 이끌어내는 작업의 필요성과 어려움이 모두 두드러졌습니다.

프로세스의 관점에서는, 요건 변화에 따라 비즈니스 프로세스를 자동으로 재구성하는 능력에 가장 높은 가치가 부여되었습니다. 그러나 유감스럽게도 이 부문은 현재 해당 조직의 역량 수준이 가장 낮다는 평가를 받았습니다. 프로세스 우선 순위 목록에서 두 번째를 차지한 것은 특정 프로세스 내에서 협업 수준을 향상시키는 것이었습니다.

중역들이 꼽은 최우선 과제와 각 기업의 현재 역량 수준을 비교 검토한 결과, 필요와 현실 사이에 크게 세 가지 간극이 발견되었습니다.

1. 프로세스와 스킬과의 신속한 재구성
2. 광범위한 협업 문화 정착
3. 의사 결정에 통합적인 실시간 정보 반영

비즈니스 프로세스는 유연성을 제한하는 방식으로는 더 이상 설계될 수 없습니다. 비즈니스 프로세스는 주변 환경 및 요건의 변화를 감지하여 대안을 분석하고 작업자가 업무 처리 방식을 변경할 수 있도록 충분한 지능성을 갖춰야 합니다. 또한 프로세스 상에서 필요 시 다른 부서의 전문 지식, 비즈니스 파트너의 능력, 조직 내외의 다양한 정보 소스 등 추가 자원을 쉽게 활용할 수 있어야 합니다.

예를 들어, 주변 여건의 변화에 따라 공급망을 재구성할 수 있을 경우 제조업체에서 누릴 수 있는 혜택에는 어떤 것이 있는지 생각해보겠습니다. 공급에 잠재적 문제가 감지되면, 이 회사의 시스템은 다른 지역의 대체 공급업체들을 자동으로 파악해서 비용, 시간, 고객에 미치는 영향 등 다양한 요소에 입각하여 해결 방안을 제안합니다. 각 구성요소를 개별적으로 조달할 것인지 아니면 미리 조립된 부분 시스템 형태로 조달할 것인지도 이 분석을 통해 결정할 수 있습니다